Gestão de Arquivo Físico Trabalhista

A gestão estratégica dos documentos trabalhistas e fluxos de informações para as organizações pode trazer inúmeros benefícios. Os consultores da Support destacam dois benefícios principais, primeiro a redução de custos, provenientes da redução da perda ou extravio de documentos, e segundo o aumento de produtividade, visto a organização da documentação e agilidade das informações que essa gestão estratégica traz para a empresa.

Certamente você já deve ter perdido algumas horas ou até dias procurando por um documento trabalhista ou informação ou mesmo esperando alguém de sua empresa te passar alguma informação que foi solicitada, principalmente em casos de fiscalização e processos trabalhistas / audiências trabalhistas, correto? Se não quando se deram conta de que algum documento sumiu. Essa situação é realmente incômoda e acontece com muita frequência no dia-a-dia das organizações.

A Support oferece o serviço de Gestão de Arquivo Físico Trabalhista para minimizar esse tipo de situação, com projeto personalizado para atender as reais necessidades de sua empresa. Possui profissionais experientes e treinados para a correta condução do projeto, considerando os atendimentos e orientações necessárias ao longo do trabalho.

A gestão de arquivos físicos trabalhistas contempla Prontuário de funcionários, Fichas de pontos, Ocorrências de ponto, RAIS, DIRF, CAGED, GEFIP, Folha de pagamento, entre outros. Destaca-se que sua empresa não precisa ser de grande porte para ter esse tipo de serviço, a Support realiza essa gestão para qualquer segmento e porte de empresa.

Veja algumas vantagens que sua empresa pode ter ao optar pela gestão de arquivos físicos trabalhistas com a Support:

  1. Agilidade para localizar informações de funcionários
  2. Arquivo organizado e atualizado
  3. Preservação e sigilo das documentações
  4. Eliminação de documentos desnecessários ou expirados
  5. Limpeza do ambiente de trabalho
  6. Redução de custos (perda ou extravio de documentos)

A Support trabalha com duas modalidades para a guarda e gestão de documentos trabalhistas, que são definidas junto ao cliente e em contrato: Out House e In House.

Out House: A guarda dos documentos se encontra na estrutura física da Support.

Nesta modalidade a Support se responsabiliza pela guarda e manutenção dos documentos em sua estrutura física. Conta com profissional especialista na gestão de arquivos físicos trabalhistas que diariamente mantêm a organização dos mesmos e realiza atendimentos conforme necessidade do cliente.

Benefícios para o cliente: Otimização e redução de custo com espaço físico, profissional especialista para tratar da documentação (organização, conservação, expurgo, etc.), atendimento individualizado, entre outros.

In House: A guarda dos documentos se encontra na estrutura física do Cliente.

Nesta modalidade o Cliente se responsabiliza pela guarda e manutenção dos documentos em sua estrutura física. O profissional especialista da Support orienta e treina a pessoa confiada a manter a gestão do arquivo e realiza visitas de acordo com necessidade para verificar as condições físicas e organização do arquivo.

Benefícios para o cliente: Maior agilidade de ter os documentos em mãos, profissional especialista da Support à disposição para orientação via telefone ou e-mail, entre outros.

Em ambas as modalidades as instalações onde são acondicionados os documentos devem seguir alguns padrões: Localização acessível e com capacidade de expansão, Iluminação ampla e sem incidência direta do sol, arejamento constante e regulável, higienização, layout que permite espaço para locomoção, consulta e conservação dos documentos e segurança contra incêndio, infiltrações, roubo, entre outros.

É importante ressaltar que cada documentação trabalhista possui sua característica própria, por isso é preciso ter conhecimento sobre sua natureza e temporalidade obrigatória. A Support trabalha dentro dos melhores padrões de qualidade, comprometida com os projetos e mantendo o compromisso de responsabilidade no plano de arquivamento recomendado.

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