O que é Terceirização de Folha de Pagamento?

Terceirização de Folha de Pagamento

O processamento mensal da folha de pagamentos é uma das mais complexas e burocráticas rotinas administrativas que todas as empresas realizam, em cumprimento às exigências legais. Além disso, pode se tornar uma fonte de diversos problemas, principalmente devido à complexidade da legislação trabalhista, não ter funcionários com a competência profissional desejada e atualizados, e não contar com software confiável para o processamento.

A terceirização é uma estratégia que tem sido cada vez mais adotada em todo o mundo. A cada dia que passa, um número maior de empresas que se preocupa com o aumento da competitividade e da eficiência entrega a responsabilidade de serviços como folha de pagamento, administração de pessoal e gestão de benefícios para empresa especializada. Com a Terceirização de Folha de Pagamento, nossos clientes obtêm mais tempo para se dedicar, única e exclusivamente, ao seu verdadeiro negócio, aumento de eficiência e significativa redução nos custos.

Diante disto, propomos que essas rotinas, complexas e burocráticas de sua organização sejam administradas pela Support, por meio da utilização de softwares de última geração, as melhores técnicas do mercado e a experiência de profissionais altamente qualificados, reduzindo custos com estrutura de pessoal e Tecnologia de seu negócio.

Garantimos, contratualmente, que todas as exigências legais obrigatórias serão realizadas dentro dos prazos exigidos pela legislação em vigor.

Nosso trabalho compreende também em assessorar nossos clientes tecnicamente nas questões pertinentes a legislação trabalhista, sindicais e normas cabíveis às rotinas do setor de Recursos Humanos.

eSocial

A Support Assessoria Empresarial, em conjunto com sua parceira tecnológica, a TOTVS, está acompanhando todo o processo de implementação do eSocial desde o início do projeto em 2013, visto que a TOTVS é uma das empresas piloto do governo federal para esta nova fase da área de RH, que mudará a maneira de troca de informações entre empregadores, empregados e o Governo Federal.

Sendo assim, o software de Folha de Pagamento que utilizamos para a terceirização deste processo, da TOTVS, estará totalmente integrado e adequado a esta nova realidade.

Com a chegada do eSocial, haverá uma complexidade do processo de folha de pagamento, com a necessidade de submissão de eventos periódicos e não periódicos ao eSocial. E por isso, a Support e toda sua equipe trabalhará incessantemente junto a seus clientes, para que estes possam estar 100% adequados, cumprindo assim todos os requisitos legais exigidos.

Será necessário também, o levantamento atualizado de outras informações como, por exemplo, Grau de Exposição a Risco, Condição de Acidente de Trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Monitoração Biológica, Controle de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), além de diversos dados de Autônomos, que deverão ser informadas via sistema ao Governo Federal.

E para isso, a Support conta também com módulo de Medicina e Segurança do Trabalho, totalmente integrado à Folha de Pagamento, caso a empresa opte também por este serviço.

Processos a serem terceirizados

Rotinas Mensais da Terceirização de Folha de Pagamento

  • Elaboração e processamento da folha de pagamento mensal, adiantamentos e PLR;
  • Admissões, documentação e benefícios legais;
  • Administração de férias individuais ou coletivas;
  • Emissão de documentos, guias, holerites e encargos sociais;
  • Controle de frequência (registro de ponto);
  • Emissão de relatórios gerenciais e contábeis;
  • Geração das diversas guias de recolhimento, DARF, GPS, GRFC, relatórios e arquivos eletrônicos operacionais e legais, tais como crédito de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED;
  • Gerenciamento total das informações e histórico dos funcionários;
  • Rescisões contratuais com acompanhamento nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho para homologações;
  • Dentre outras.

Rotinas Anuais da Terceirização de Folha de Pagamento

  • Elaboração e processamento da folha de pagamento para 13º salário;
  • Preparação e entrega dos relatórios anuais, RAIS, DIRF e informes de rendimentos.

Modalidades de escopo

A expertise dos profissionais da Support na solução de Outsourcing de Folha de pagamento e as tendências de mercado nos ajudaram a desenvolver três formas de terceirizar esta área, e são elas:

  • Out House: Todas as atividades de folha de pagamento serão centralizadas e realizadas no núcleo operacional da Support;

    O trabalho será realizado por especialistas da área com foco na excelência operacional e flexibilidade na entrega das informações.

    A vantagem deste modelo é a descentralização das atividades operacionais. As empresas estarão recebendo informações atualizadas pertinentes ao setor de folha, sem nenhum envolvimento operacional. Esta solução atende às empresas que pretendem manter enxuto o departamento de administração de pessoal, focando apenas nas questões estratégicas do RH. Ressaltamos que poderemos instalar pontos de acesso ao sistema em computadores Desktop ou Notebooks para consulta e emissão de relatórios, conforme acordo contratual.

  • In House: As atividades operacionais serão realizadas na casa do cliente pertinentes à folha de pagamento.

    Neste modelo os profissionais que executarão as atividades operacionais do departamento de administração de pessoal serão contratados pela Support ou pelo próprio cliente, conforme acordo contratual. Se contratados pela Support, nos responsabilizamos por todos os procedimentos legais do departamento. Se contratados pelo Cliente, nos responsabilizamos em dar apoio aos profissionais da empresa na realização das atividades operacionais diárias, parametrização e atualização do sistema.

    A vantagem deste modelo é realizar localmente os processos do departamento de administração de pessoal com apoio operacional dos profissionais da empresa Support, não somente na utilização do sistema, mas principalmente nas rotinas operacionais e legais do departamento de Administração de Pessoal.

  • Gestão Compartilhada: As atividades operacionais de folha de pagamento serão realizadas parte na casa do cliente, parte no núcleo operacional da Support.

    Neste modelo os profissionais que executarão as atividades operacionais do departamento de administração de pessoal e folha de pagamento do cliente serão devidamente capacitados e terão orientação e suporte constante nas rotinas diárias e questões legais do setor pertinentes à folha de pagamento e sistema. Todas as atividades serão mapeadas e as responsabilidades definidas em documento de Níveis de Serviços.

 As modalidades descritas acima de escopo são totalmente flexíveis, portanto, podem sofrer alterações de acordo com a necessidade de sua empresa, firmadas em contrato.

Algumas das vantagens da terceirização da folha de pagamento com a Support

  • Alivia a estrutura organizacional;
  • Proporciona melhor qualidade na prestação de serviços, contribuindo para a melhoria do produto final;
  • Traz mais especialização na prestação de serviços;
  • Proporciona mais eficácia empresarial;
  • Proporciona mais agilidade decisória e administrativa;
  • Simplifica a organização;
  • Diminui riscos trabalhistas com empregados celetistas;
  • Utilização de sistema de Folha de Pagamento de alto desempenho, utilizado por grandes corporações, adequado e integrado ao e-Social;
  • Acesso ao sistema via web, sem necessidade de instalação local em servidores;
  • Assessoria de profissionais nas rotinas legais e operacionais do departamento de Administração de Pessoal com amplos conhecimentos e experiência na área, com atuação em grandes empresas;
  • Disponibilização de relatórios gerenciais, facilmente, da Folha de Pagamento através de gerador de relatórios;
  • Segurança de informação, com os dados alocados em Datacenter de última geração, aliviando a área de Tecnologia da Informação T.I. da empresa;
  • Tem como uma das suas consequências à economia de recursos: humanos, materiais, de instrumental, de equipamentos, econômicos e financeiros.

Estrutura do Sistema RH TOTVS

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